Как загрузить разрешительные документы в карточки Wildberries и Ozon до 1 октября 2026?

Антон загрузил отказные письма в 300 карточек на WB в начале 2026 года и стал ждать октября. Но 27 июля Ozon начал скрывать товары без документов — и в тот же день все карточки Антона ушли в красный статус: отказные письма на WB официально запрещены. Если вы тоже думали, что времени ещё два месяца — у вас его нет. Вот точный чеклист: какой документ нужен вашему товару, куда загрузить на WB и Ozon, и почему одно и то же письмо работает на одной площадке и ломает карточку на другой.

Ozon начал скрывать карточки без документов с 27 июля 2026 — на три месяца раньше официального дедлайна 1 октября. WB официально запрещает отказные письма в карточке, принимая только сертификат, декларацию, СГР или РУ. Ozon, наоборот, принимает отказное и информационное письмо для товаров без обязательной сертификации. Для каждой площадки — отдельный комплект документов.

Ниже — пошаговый чеклист: конкретные пути, форматы номеров и ловушки, которые площадки не описывают явно.

Ozon уже скрывает карточки — что изменилось 27 июля 2026

13 июля 2026 Ozon разослал уведомление: дедлайн перенесён с 1 октября на 27 июля. Загрузили документы до этой даты — карточки видны, пока Ozon проверяет. Нет документов совсем — карточки скрыты прямо сейчас. 1 октября теперь дата обязательного наличия одобренных документов, а не начала проверки.

Переходный период 180 дней по ПП №821 — только для тех, у кого уже есть документ, срок которого истекает в этот период. Если документа нет вовсе — период не применяется. WB не менял дедлайн: у него 1 октября, но проверка идёт в реальном времени.

Сертификат, декларация или отказное: определите нужный тип

Сертификат (СС) или декларация (ДС) — для товаров под техрегламентами ЕАЭС: детские игрушки, одежда до 3 лет, электроника, средства защиты. Перечень — в ПП №2425. СГР — для БАДов и детского питания (Роспотребнадзор). РУ — для медизделий: тонометров, бинтов, медицинских масок (Росздравнадзор). Отказное письмо — для товаров вне обязательной сертификации; принимает только Ozon, WB не принимает.

Найдите правильный номер: реестр Росаккредитации

Номер для карточки нужно брать из официального реестра — не из скана PDF от поставщика. WB и Ozon сверяют номер с базой автоматически: один неверный символ — и карточка уходит в ошибку.

1. Откройте pub.fsa.gov.ru → выберите «Реестр сертификатов соответствия» или «Реестр деклараций о соответствии».
2. Введите в поиск номер из PDF поставщика, имя производителя или код ТН ВЭД товара.
3. Откройте карточку записи и скопируйте номер точно в том виде, как он написан в реестре.
4. Проверьте: срок действия не истёк, производитель совпадает, код ТН ВЭД соответствует товару.
5. Если документа нет в реестре — он либо отозван, либо выдан неаккредитованным органом.

Если ваши товары — косметика или бытовая химия, загляните в инструкцию по маркировке косметики для WB с июля 2026 — там разобраны особенности этой категории.

Загрузка документов на Ozon: пошаговая инструкция

Путь: личный кабинет → «Товары и цены» → «Сертификаты качества». Единый раздел для всех типов разрешительных документов.

1. Нажмите «Добавить документ» → выберите тип: сертификат, декларация, СГР, РУ или отказное/информационное письмо.
2. Укажите номер документа точно по реестру ФСА.
3. Загрузите PDF: до 10 МБ, чёткий скан без обрезанных углов.
4. Укажите даты начала и окончания действия документа.
5. Привяжите к товарам: вручную по артикулам или через XLS-файл (шаблон скачать в том же разделе). XLS удобен, если под один документ подпадают десятки позиций.
6. Дождитесь проверки: «Ожидает проверки» → «Одобрено» или «Отклонено». Верификация занимает несколько рабочих дней.

Если Ozon отклонил документ — причина указана в карточке: несовпадение номера с реестром или истёкший срок. После исправления документ загружается заново. Проверьте статус через 1-2 рабочих дня: «Одобрено» — товар снова виден, «Отклонено» — используйте указанную причину для повторного исправления. Следить за изменениями удобно через Telegram-канал Kapadastr — разбираем обновления сразу после выхода.

Загрузка на Wildberries: три способа и главная ловушка

На WB принимаются только четыре документа: сертификат соответствия, декларация, СГР или РУ. Отказные письма — под запретом. В официальной инструкции WB от 24.07.2026: «Неподходящие документы могут привести к ошибкам при проверке». Типичная ошибка — загрузить отказное письмо «как на Ozon»: карточка уйдёт в красный статус без объяснений.

Способ 1 — единичный: карточка товара → «Сертификат или декларация соответствия» → выберите тип → введите номер строго по реестру ФСА (только заглавные буквы, без запятых) → укажите даты → сохраните.

Способ 2 — массовый (десятки карточек с одним документом): раздел «Товары» → выберите карточки → «Редактировать массово» → заполните колонки «Номер декларации/сертификата», «Тип документа», «Дата начала», «Дата окончания» → «Изменить массово» → «Применить ко всем» → «Сохранить». Один заход — один документ: для разных документов повторяйте итерации.

Способ 3 — приложение WB Партнёры: удобен для 1-2 карточек с телефона, массовых операций нет. Не делайте ошибку: не загружайте отказные письма — они переведут карточку в красный статус без возможности быстрого исправления.

Нет документов вовсе — воспользуйтесь сервисом WB Сертификация: заявка прямо из кабинета WB Seller, партнёры — центры ГОСТЕСТ и СОЭКС. Отказное письмо от 2 500 рублей, сертификат — от нескольких тысяч; сроки от 2-3 рабочих дней.

Форматы номеров: почему карточка получает красный статус

WB проверяет номер по строгому формату. Например, вот причины, почему правильный документ получает «красный» статус:

• Смешанная раскладка. Русская «С» вместо латинской «C» — самая частая ошибка. В номерах деклараций ЕАС и ТС первые буквы латинские.
• Строчные буквы. Номер — только в верхнем регистре.
• Лишние знаки. Запятые, двоеточия, слэши в местах, где их нет в реестре. Каждый символ должен совпадать с pub.fsa.gov.ru.
• Пробел не на месте. Если в реестре «РОСС RU.АЯ17.В01234» — вводить именно так, не слитно.
• Несоответствие типа. Выбрали «сертификат», а у вас декларация — система отклонит.

Правило: всегда копируйте номер из карточки в реестре pub.fsa.gov.ru — не из PDF поставщика. Избегайте вставки из Word или мессенджеров — там бывают невидимые символы. Если ошибка сохраняется — сделайте скриншот записи в реестре и обратитесь в поддержку WB.

Чтобы правильно учесть затраты на сертификацию в цене, посмотрите инструкцию по расчёту себестоимости товара на маркетплейсе — там разобраны нестандартные статьи затрат, включая документы.

С 1 сентября 2026: ссылка на реестр и штрафы

С 1 сентября 2026 вступает в силу 546-ФЗ: в карточке должна быть прямая ссылка на запись в ФГИС Росаккредитации — не скан и не просто номер. Это отдельное поле; следите за обновлениями справки WB и Ozon.

С 1 октября маркетплейсы проверяют документы автоматически: новая карточка без действующего документа не опубликуется, для существующих — 10 рабочих дней на исправление. Штрафы по КоАП: от 20 000 рублей для ИП до 300 000 рублей для юрлица плюс конфискация — штраф на продавца, не на маркетплейс. Ставьте напоминание за 60 дней до окончания каждого документа: просроченный документ = отсутствующий, карточка заблокируется автоматически.

Все нарушения, которые площадки фиксируют автоматически, разобраны в чеклисте по избеганию штрафов на WB и Ozon.

Результат правильной загрузки: получите зелёный значок «Документы проверены» на WB и статус «Одобрено» на Ozon — сможете продавать без ограничений после 1 октября 2026. «Ожидает проверки» — норма. «Отклонено» — смотрите причину и исправляйте по разделам выше.

Чтобы не пропустить следующие изменения требований, подписаться в Telegram — там публикуем разборы новых правил площадок сразу после выхода.

Частые вопросы

Нужно ли отказное письмо для товаров без обязательного сертификата?

На Ozon — да: нужно отказное или информационное письмо от аккредитованного органа. На WB отказное письмо запрещено — WB принимает только сертификат, декларацию, СГР или РУ. Уточните по ПП №2425, возможно, для продажи на WB вашего товара вообще никакой документ не требуется.

Сколько времени занимает проверка документа?

На WB — около 3 рабочих дней (жёлтый — «ожидает», зелёный — «одобрено», красный — «ошибка»). На Ozon — несколько рабочих дней, статус в разделе «Сертификаты качества». Прошло более 5 дней без изменений — обратитесь в поддержку.

Что будет с карточкой, если срок документа истечёт после загрузки?

Просроченный документ = отсутствующий: карточка скроется автоматически. Ни WB, ни Ozon не предупреждают — ставьте напоминание за 60 дней до окончания документа.

Можно ли один документ привязать к нескольким товарам на Ozon?

Да — вручную по артикулам или через XLS-файл в разделе «Сертификаты качества». Удобно, когда один документ покрывает несколько SKU одного производителя.

Почему WB показывает ошибку «Неверный формат номера документа»?

Чаще всего — смешанная раскладка (русские и латинские буквы перепутаны) или строчные буквы вместо заглавных. Решение: скопируйте номер напрямую из реестра pub.fsa.gov.ru.

Что такое переходный период 180 дней и на кого он распространяется?

По ПП №821 — только для продавцов с действующим документом, срок которого истекает в ближайшие 180 дней. Если документа нет или он просрочен — переходный период не действует.

Чем сертификат соответствия отличается от декларации?

Сертификат требует участия аккредитованного органа и испытаний в лаборатории — дороже и дольше. Декларация оформляется быстрее и дешевле для ряда позиций. Какой нужен — определяется по ПП №2425 и техрегламенту ЕАЭС.